Problema

Planteamiento del Problema

El Departamento de Gestión y Planes perteneciente a la Gerencia de Contrataciones realizan los procesos de contrataciones en diferentes áreas, entre las cuales son: Proceso, No proceso, Proyectos técnicos y Proyectos sociales; cada uno de los cuales representada por Superintendentes o Jefes de áreas que tienen a su cargo Supervisores y Analistas. Cada área debe realizar los siguientes procesos: Especificaciones Técnicas, Contratación y Administración. Cada información generada en los procesos es consolidada por Gestión y Planes para ser presentada a la Gerencia. La herramienta utilizada para generar y consolidar la información de los procesos en cada área es por una hoja de cálculo (MS. Excel) vinculada con varios archivos a través de la red interna. Cada Supervisor y Analista a través de hojas y tablas actualiza la información “en línea”, los cambios de estatus en cada proceso, hasta el cierre del contrato. Esta herramienta de gestión hasta ahora ha sido útil, pero el número de contratos e información han aumentado en el transcurrir del tiempo no ha sido eficaz, por lo que han tenido los siguientes inconvenientes:

• Comunicación poco efectiva entre el personal involucrado
• Seguridad de los datos suministrados por la posible pérdidas por errores humanos
• Control del personal para cargar información en la hoja de cálculo
• Herramienta no amigable y usabilidad
• El proceso de generación de reportes por filtros se hace tedioso

Por esta razón, estas situaciones inducen en demoras en los procesos fuera del límite deseado según las especificaciones de los manuales y procedimientos propios para la organización y leyes de contratación pública. También el uso excesivo de papel que se debe imprimir para validar por medio de la firma como resguardo al el trabajo en un proceso determinado permite elevar los costos en la refinería.

Formulación del problema.

¿A través de la Implantación de un sistema de información de gestión y control podría ser una herramienta eficaz para llevar los procesos administrativos de contrataciones?